Self-Service: Informationslücken schließen im Handumdrehen

Mit Information Self Services gelingt der Spagat zwischen Automatisierung und Kundenorientierung

Self Service BI ist eine Methode bei der Anwender aus den Fachabteilungen eigenständig und weitgehend unabhängig von der IT-Abteilung auf wichtige Unternehmensinformationen zugreifen und diese analysieren.

Eine gute Datenqualität ist wichtige Voraussetzung für erfolgreiche Projekte

Täglich beantworten Mitarbeiter unterschiedliche Fragestellungen. Das Wissen um die richtigen Antworten bleibt dabei häufig ungenutzt. Information Self Services erfassen und katalogisieren dieses Wissen. Mit Information Self Service gelingt der Spagat zwischen Automatisierung und Kundenorientierung. Eine spezielle Form der Self Services ist der für Business Intelligence Anwender.

Self Service Business Intelligence (BI)

Self-Service-BI ist eine Methode zur Nutzung von Unternehmensdaten, bei dem Anwender aus den Fachabteilungen eigenständig und weitgehend unabhängig von der IT-Abteilung auf wichtige Unternehmensinformationen zugreifen und diese analysieren. Das spart vor allem bei regelmäßig wiederkehrenden Entscheidungen Zeit. Die IT hat dazu vorher mit dem Bereitstellen des Data Warehouse, des BI-Systems, der Reporting-Tools und der Self-Service-Abfragen die entsprechenden Voraussetzungen geschaffen.

Fachanwender etwa aus den Finanzabteilungen, Vertrieb oder Produktion müssen immer mehr Informationen in immer kürzerer Zeit verarbeiten und analysieren. In der Vergangenheit war es häufig so, dass die Daten-Analysten mit ihren Anforderungen an die IT-Abteilung herangetreten sind. Die IT-Kollegen haben dann den Fachabteilungen das benötigte Datenmaterial bereitgestellt. Mit dem Self-Service-BI-Ansatz ändert sich das.

Mehr Eigen-Initiative mit Technologie-Bausteinen

Anwender können nun personalisierte Berichte sowie analytische Abfragen eigenständig erstellen und entlasten damit zugleich den IT-Mitarbeiter, der sich auf andere Aufgaben konzentrieren kann. Da die Anwender häufig nicht technisch versiert sind, muss die Self-Service-BI-Anwendung über die Benutzeroberfläche intuitiv und einfach zu bedienen sein. Idealerweise stellte die IT-Abteilung ein Metadaten-Repository bereit, damit die Nutzer verstehen, welche Daten zur Verfügung stehen. Dadurch können sie sich auf die Bedeutung der Daten im BI-System konzentrieren und müssen sich nicht mit der Technik befassen.

Bereits bei der Konzeption der Self-Service-BI-Funktionen muss die IT den Fokus auf die Business-Ebene legen.

Dabei lassen sich meist 5 Kategorien von Self-Services unterscheiden:

  • Kategorie 1: Modifikation von Berichten und Dashboards
  • Kategorie 2: Erstellung von Berichten und Dashboards ad-hoc
  • Kategorie 3: Integration privater, lokaler Daten
  • Kategorie 4: Modifikation oder Erzeugung von Datenmodellen
  • Kategorie 5: Data Stewardship zur Verbesserung der Datenqualität

 

Gute Datenqualität als Voraussetzung für erfolgreiche BI- und CRM-Projekte

Darüber ist wichtig, dassdie Mitarbeiter der Fachabteilungen Trainings für den Umgang mit den Daten und den Self-Service-Anwendungen benötigen. Nur dann können sie die Informationen aus dem BI-System schnell und effizient auswerten und nutzen. Die Self-Service-BI ermutigt die Fachanwender, Entscheidungen auf der Basis von Daten und weniger aus dem Bauch heraus zu treffen.

Wird Self-Services-BI falsch genutzt besteht die Gefahr, dass das Reporting im Unternehmen ungeordnet und chaotisch abläuft. Um dieses Risiko zu minimieren, sollten die IT-Mitarbeiter mit den Fachabteilungen zusammenarbeiten, um wichtige Kennzahlen zu ermitteln, einen gemeinsamen Wortschatz zu finden, oder Verfahren zur Erstellung von Berichten und Veröffentlichungen zu erarbeiten. Weitere Themen sind spezifische Nutzerrechte für den Zugriff auf vertrauliche Daten und die Definition und Implementierung von Richtlinien für Datenschutz und Datensicherheit.Formularende

Gute Datenqualität als Voraussetzung für erfolgreiche BI- und CRM-Projekte