Informationen, Kennzahlen und weiterführende Angaben zu Personalkosten, Personalbestand, Weiterbildungsmaßnahmen sowie zur Bewertung von Mitarbeitern werden in jedem Unternehmen benötigt. Business Intelligence-Werkzeuge können das Planen, Analysieren und Aufbereiten dieser Personalinformationen ermöglichen.
Bei der Einführung von IT-Systemen in der Personalwirtschaft ist die Verbesserung der Berichts- und Auswertungsmöglichkeiten ein Ziel, das oftmals dem Zeitdruck der Einführung geopfert und schließlich auf später verschoben wird. Häufig fehlt im Projekt auch ein Verantwortlicher für das Personalcontrolling. Das Ergebnis ist eine inhomogene Zusammenstellung von Berichten, die den Personalcontrollern aus den verschiedenen Teilprozessen zugestellt werden.
Standardlösungen oftmals mit Schwachstellen
Problematisch bei der Analyse der Daten sind unter anderem verchiedene Schwachstellen, die Anwender von Personalstandardlösungen häufig nennen. So sind Statistiken beispielsweise häufig zu detailliert und können aus Datenschutz- oder Berechtigungsgründen nicht von Mitarbeitern außerhalb der Personalabteilung genutzt werden. Oft ist zudem eine Bearbeitung mit Hilfe von Excel oder Access erforderlich. In vielen Fällen gibt es nur fest vorgegebene Merkmale zur Selektion und Zusammenstellung.
Hier greifen die Werkzeuge der Business Intelligence für Berichtswesen, Analyse und Planung. Diese Lösungen sind nicht auf ein Quellsystem beschränkt, sondern verwenden verschiedene Systeme, z.B. SAP HR für Personalmanagement oder Paisy für Personalabrechnung, als Datenquelle.
Auch Daten aus Kostenstellenrechnung oder Produktion sind integrierbar
Die Situation der Personalcontroller sieht oft so aus, dass sie viel Zeit in die Aufbereitung von Auswertungen stecken, die aber nur selten den Bedürfnissen des Managements entsprechen. Die Daten müssen eigenhändig zusammengetragen und verdichtet werden.
Die bestmögliche Lösung ist ein organisationsweit einheitliches Werkzeug für das Personalcontrolling, das den direkten Zugriff auf Informationen ermöglicht. So müssen Nutzer nicht mehr auf die monatlichen Berichte der Personalcontroller warten. Das Sammeln, Verdichten und Analysieren der Daten geschieht automatisiert.
Die Personalcontroller können sich wieder auf Aufgabenkonzentrieren, die bei der Bewirtschaftung des Personalbestandes Priorität haben. Ein BI-System hilft durch automatisierte, regelbasierte Datenübertragung sowie Bereitstellung von Berichten.
BI-Szenarien finden sich häufig im Kontext von Zusammenschlüssen oder der Auslagerung von Funktionen in andere Länder. Probleme ergeben sich, weil viele Unternehmen auf individuelle Lösungen für jedes Land setzen. Diese Lösungen sind untereinander selten kompatibel. Bereits vor einem Zusammenschluss stellt man häufig fest, dass man nicht über die notwendigen abgestimmten Personalzahlen verfügt und diese nicht mit denen des Partners vergleichen kann.
Harmonisierung der Daten
Die Bereitstellung von HR-Intranet-Lösungen liegt ebenfalls im Trend. Heute basieren die Berichte überwiegend auf manuell zusammengestellten Excellisten oder individuell erstellten Access-Anwendungen, die für die Präsentation im Intranet ungeeignet sind. Beispiel aus der Praxis: Ein Dienstleistungsunternehmen nutzt ein Employee Self Service-Portal.
Mittelfristig sollen Inhalte für das Management ergänzt werden. Die im Personalcontrolling bisher verwendeten Excel-Listen sind nicht integrierbar. Daher wurde das Berichtswesen zur Vorbereitung der Erweiterung des Portals für Rollen aus dem Management auf eine BI-Plattformumgestellt, wobei die Analyseergebnisse sowohl in Excel als auch im Web präsentiert werden. Die Berichte werden direkt in das Portal integriert. Vorteile des Portals sind die ein einmalige Anmeldung an alle benötigten Anwendungen bwz. die Verknüpfung der Inhalte über den Kontext. Schon bei der Anmeldung eines Managers an sein Portal werden die richtigen Organisationsmerkmale vorbelegt.
Ein spezielles Element im Personalcontrollings ist die Personalkostenplanung. Die Integration der Planung in die Berichtslösung vermeidet Prozessbrüche und die umständliche Generierung von Abrechnungsergebnissen. Das Unternehmen kann Ist-Zahlen als initiale Planzahlen verwenden und die Aggregationsstufe des Reporting sowie die Navigation in den Auswertungsergebnissen auf den Planungsprozess übertragen. Die Kosten für die Durchführung dieses Prozesses werden reduziert, weil der Pflegeaufwand bei einheitlichen Lösungen niedriger ist.
Business-Intelligence-Lösungen für das Personalcontrolling
Da Mitarbeiter für Unternehmen immer aufwendiger zu gewinnen sind und gleichzeitig ein sehr hoher Anteil der Aufwendungen eines Unternehmens für Personalkosten anfällt, besteht über die klassische Personalverwaltung hinaus der Bedarf für Personalentwicklung und Personalcontrolling.
Die Personalabteilung hat die Verantwortung für die Erhöhung der Qualifikation sowie Motivation der Mitarbeiter, z.B. durch Aus- und Weiterbildung. Gleichzeitig müssen Kennzahlen (Personalkosten, Fluktuation, Mitarbeiterzufriedenheit,…) zur Steuerung des Personalbereichs an die Geschäftsleitung geliefert werden.
Gerade in großen, dezentral organisierten Unternehmen stellt sich zudem häufig die Frage nach einer geeigneten Konsolidierungsplattform für Informationen aus verschiedenen lokalen Personalwirtschaftssystemen. Häufig müssen diese dezentralen Systeme nicht nur technisch integriert, sondern auch inhaltlich harmonisiert werden. Neben der Betrachtung der Vergangenheit und des Ist-Zustands spielen auch Prognosen und Simulationen eine zunehmend wichtige Rolle für das Personalcontrolling.
Eine besondere Bedeutung nimmt im Bereich des Personalwesens das Thema Datenschutz ein. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) stellt Anforderungen an die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten. In der Praxis sind daher klare Synergien zwischen Personalräten und Datenschutzbeauftragten und effiziente Mechanismen für den Zugriffsschutz durch Rollen- und Berechtigungskonzepte für Personalkennzahlen notwendig.
Ganzheitliche Analyse der Personalkosten
Mit Analysen zu Personalkosten und Lohnnebenkostenbestandteilen (mit Bezug auf Kostenstellen, Mitarbeitern, Bereichen oder Kostenträgern) kontrollieren Sie den gesamten Personalaufwand sowie die Anteile der einzelnen Kostenstellen oder Unternehmensbereiche. Natürlich inklusive Plan-Ist-Vergleichen. Analysieren Sie in einem weiteren Schritt die Produktivität einzelner Mitarbeiter oder ganzer Abteilungen.
Personalcontrolling mit ANIGMA:
ANIGMA berät Sie bei der Konzeption und Implementierung von Business-Intelligence-Lösungen für das Personalcontrolling. Nutzen Sie unser Know-How im Bereich Business Intelligence und Information Excellence zur Beantwortung entscheidender Fragen im Personalbereich, wie z.B.:
- Wie hoch ist die Anzahl qualifizierter Bewerber pro Stelle?
- Wie entwickeln sich die Personalkosten im Unternehmen?
- Gibt es Sonderfaktoren, die die Rechnung der Personalkosten verfälschen können?
- Wie hoch ist die Personaleffizienz im Fertigungsprozess?
- Wie hoch ist der Anteil der Personalkosten an den gesamten Herstellkosten?
- Wie ausgelastet ist die verfügbare Personalkapazität?
- In welchem Umfang wird Fremdpersonal eingesetzt und gibt es Kapazitätsspitzen?
- Wie hoch ist die Anzahl der Frühfluktuationen im Bereich der Führungsebene?
ANIGMA unterstützt Sie beim Aufbau Ihres Personalcontrollings mittels Business Intelligence. Je nach Ausgangssituation und Zielsetzung berücksichtigt unser Vorgehen:
- Konzeptionierung und Implementierung einer geeigneten Plattform für Ihr Personalcontrolling
- Definition einer Sicherheitsstrategie von Rollen- und Berechtigungsmodellen unter der Berücksichtigung des Datenschutzes
- Identifikation der erforderlichen technischen und fachlichen Quellstrukturen
- Konzeption für Harmonisierung und Mapping organisatorischer Stammdaten
- Erstellung eines Kennzahlen- und Berichtskatalogs nach individuellen Anforderungen
- Aufbau der Data Warehouse Struktur
- Design und Umsetzung rollenspezifischer Analysen und Berichten
Personalkennzahlen erheben, mit Business Intelligence auswerten und mehr Transparenz im Personalmanagement schaffen
Hohe Personalkostenquoten lassen der Planung, Steuerung und Kontrolle der Ressource Personal eine große Bedeutung zukommen. Durch die Anbindung Ihrer Personalsoftware an Business-Intelligence-Lösungen von ANIGMA profitieren Sie von einem aussagekräftigen Monatsreporting mit der notwendigen Transparenz für Ihr Personalmanagement. Sie erhalten wertvolle Informationen zu Personalkosten, Personalkoordination, Personalbedarfsbestimmung oder für die strategische Personalentwicklung als Basis für Ihre Entscheidungen.
ANIGMA ist Ihr Experte auf dem Gebiet BI
Business Intelligence ist für Unternehmen ein wichtiges Instrument geworden, um alle anfallenden Daten und Informationen richtig zu verarbeiten und auszuwerten. Um mehr über die Leistungen von ANIGMA, Ihren Experten für Business Intelligence und Information Excellence zu erfahren, rufen Sie uns an: 0911 80092930 oder schicken Sie uns eine E-Mail.
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